Akten lagern

Dokumente richtig lagern?

Das Raumklima ist für die Lagerung von Dokumenten entscheidend. Die Aufbewahrung von Akten im Keller oder im Dachboden mag zwar praktisch klingen, doch die Lagerbedingungen, wie z.B. hohe Luftfeuchtigkeit, direkte Sonneneinstrahlung oder starke Temperaturschwankungen können den Dokumenten stark zusetzen. Folge: das Papier schrumpft und wellt. Empfehlenswert ist eine konstante Raumtemperatur von etwa 18-20°C, eine relative Luftfeuchtigkeit von 45-55% sowie keine direkte Sonneneinstrahlung um Dokumente zu lagern. So bleiben deine Akten auch nach Jahren sehr gut erhalten.

Privatpersonen sollten ihre Akten in jedem Fall bis zur betreffenden positiven Steuererklärung aufbewahren. Als Unternehmer bist du aber nicht nur gesetzlich verpflichtet, Buchhaltungsunterlagen oder Patientenakten aufzubewahren, dies muss auch ordentlich und systematisiert erfolgen, damit ein schneller Zugriff möglich ist. Eine mindestens quartalsweise Sortierung der Unterlagen mittels Aktenordner und Mappen ist sehr empfehlenswert. Ebenfalls müssen die einzelnen Dokumente möglichst chronologisch, also nach ihrem zeitlichen Anfall, strukturiert werden. Eine geordnete Aktenlagerung sowie eine eindeutige Kennzeichnung der Ordner sind auch anzuraten.

Du hast keinen Platz im Büro und musst dennoch all die Rechnungen, Verträge und Akten auf dem Papier aufbewahren? Tatsächlich gilt für Buchhaltungsunterlagen und Belege aus der Buchhaltung eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem der Geschäftsfall stattfand bzw. die Dokumente eingegangen sind. So darfst du die Rechnungen und Belege aus dem Jahr 2017 erst am 1. Jänner 2025 ausscheiden.
Nach ein paar Jahren wird das Büro oder das Homeoffice schnell mit Dokumenten überfüllt, es herrscht Aktenchaos. Um diesem vorzubeugen, empfehlen wir, sämtliche nicht mehr benötigte Dokumente und Akten auszulagern. Denn dein Office ist kein Lager. Doch was gilt es bei der Dokumentenlagerung zu beachten? Hier geben wir nützliche Tipps zur Aktenlagerung.

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Self Storage akten

Belege, Akten, Dokumente - wohin damit?

Es gibt einige Anbieter, die die Aktenlagerung digital abwickeln, doch die Digitalisierung und die elektronische Lagerung von Akten ist oft mit hohen Investitionen verbunden und zahlt sich erst bei großen Dokumentenvolumen aus. Im Vergleich dazu gibt es sog. Selfstorage-Anbieter, wie z.Bsp. Storebox. Diese bietet eine sichere und bequeme Lagerung von Dokumenten aller Art. Dank der zentralen Standorte und des smarten Zutrittssystems ist Storebox jederzeit und rund um die Uhr zugänglich. Das garantiert einen sofortigen Zugriff, wenn die Dokumente schnell gebraucht werden. Und durch den Wegfall des umständlichen Archivierungsprozederes profitierst du von unseren günstigen Preisen.

Lagere deine Dokumente ein und entscheide selbst, wie du sie sortieren bzw. aufstellen möchtest. Unsere umweltfreundlichen Aufbewahrungsboxen sowie äußerst stabile Schwerlastregale helfen dir dabei, den Raum optimal zu nutzen. Und falls du eine Abholung von deinen Dokumenten brauchst, nutze unseren zuverlässigen Transportservice. Stelle dazu einfach eine unverbindliche Anfrage bei der online Buchung, via Facebook-Chat oder online.

Storebox bietet optimale Lagerbedingungen für deine Dokumente und Akten – alle Standorte sind trocken, beheizt und videoüberwacht. Die eingelagerten Dokumente sind versichert. Zusätzlich ist jeder Standort mit smarter Sensorik ausgestattet, welche Luftfeuchtigkeit und Temperatur in Echtzeit misst.

Wir hoffen unsere Tipps waren hilfreich. Lass uns deine Meinung wissen und teile diesen Beitrag auf Social Media! Falls du eine Storebox besichtigen möchtest, ruf uns einfach an oder schreibe uns ein Mail.

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