Sicheres Aktenlager in Deutschland

Aufbewahrungspflicht Deutschland – Überblick

Das Archivieren bestimmter Dokumente und Akten ist im Geschäftsleben sehr wichtig, da Verträge, Gewährleistungen sowie Produkthaftungen beispielsweise, auch rückwirkend noch von Bedeutung sein können. Vor allem wenn die Verjährungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Aufbewahrungsfristen von Handel- und Steuerrecht sind am weitesten verbreitet, hier ein Überblick:

Für Kaufleute gilt Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit steuerlicher Bedeutung sechs Jahre aufzubewahren. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresbilanzen, Ein- und Ausgansrechnungen, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse sowie Konzernlageberichte müssen laut Handelsgesetzbuch (HGB) zehn Jahre aufbewahrt werden.

Privatpersonen müssen Rechnungen und Belege von steuerlicher Bedeutung zwei Jahre archivieren. Fünf Jahre lange sollten handwerkliche Leistungen, welche einer Gewährleistungspflicht unterliegen, aufbewahrt werden.

In der Wirtschaft ist es üblich Gesellschaftsverträge, Patente, Gerichtsurteile und ähnlich wichtige Dokumente dauerhaft aufzubewahren, auch wenn keine Vorschrift von mehr als zehn Jahren besteht.

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Akten und Dokumente richtig lagern

Aufbewahrungspflichtige Akten und Dokumente müssen während der gesamten Zeit lesbar bleiben. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind im Original aufzubewahren. Handels- und Geschäftsbriefe sowie Rechnungen müssen so archiviert werden, dass sie bildlich mit dem Original übereinstimmen. Alle weiteren Geschäftsdokumente müssen inhaltlich dem Original gleich sein.

Es ist anzuraten, dass die aufbewahrungspflichtigen Akten und Dokumente chronologisch sortiert und quartalsweise abgelegt werden. Sollte das Finanzministerium einen Zugriff verlangen, muss dieser innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen. Außerdem ist das vergebliche Suchen in einem Aktenchaos bestimmt kein Spaß.

Nach der ordnungsgemäßen Sortierung sollten alle Aktenordner sicher in einer Box verstaut werden. Um den Überblick zu bewahren ist eine detaillierte Beschriftung der Boxen zu empfehlen. Herkömmliche Umzugskartons eignen sich nur bedingt um die Akten richtig zu verstauen. Kartons verschließen nicht luftdicht, was dazu führt, dass Luftfeuchtigkeit zu dem Papier gelangt. Das wiederum lässt das Papier vergilben und dadurch können Unterschriften sowie Stempel schnell die Farbe verlieren bzw. im schlimmsten Fall unlesbar werden. Um das zu verhindern empfehlen wir luftdichte Aufbewahrungsboxen.

Selfstorage als Aktenlager

Nicht jedes Büro ist groß genug um den gesamten Bestand an Akten und Dokumente von 10 Jahren oder mehr aufzubewahren. Ein Selfstorage Lagerabteil eignet sich dabei als hervorragende Platzerweiterung.

Die Lagerbedingungen sind ebenfalls entscheidend bei der Wahl eines geeigneten Stauraums. Vor allem das Raumklima ist sehr wichtig. Optimal wäre eine Temperatur von 18-20°C sowie eine relative Luftfeuchtigkeit von 45-55%. Direkte Sonneneinstrahlung sollte vermieden werden, damit die Papiere nicht ausbleichen.

Ein Selfstorage Lagerraum bringt auch den Vorteil flexibler Größen mit sich. Egal ob KMU oder Konzern, für jedes Unternehmen ist ein passendes Abteil dabei. Auch die Sicherheit ist in einem Selfstorage Abteil gegeben.

Storebox – dein (Akten-)Lager nebenan

Storebox bringt alle Eigenschaften mit, welches ein sicheres Aktenlager braucht. Alle Lagerabteile bei Storebox sind videoüberwacht und versichert. Smarte Sensoren messen Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit um optimale Lagerbedingungen unter anderem auch für Akten zu gewährleisten. Die Werte können dabei in Echtzeit mit dem Smartphone überprüft werden.

Die Buchung eines Lagers erfolgt online, unmittelbar nach Abschluss der Buchung erhältst du deinen persönlichen Zugangscode, damit ist dein Aktenlager 24/7, 365 Tage im Jahr verfügbar.

Storebox Standorte sind zentral gelegen, sodass die Lagerung sehr flexibel gestaltet werden kann. In Deutschland sind wir aktuell in vielen Städten Standorte in Deutschland wie Berlin, München, Düsseldorf, Köln, Leipzig, verfügbar. Im Rahmen unseres Franchise-Konzepts erweitern wir unser Angebot kontinuierlich.

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Wenn du noch Fragen zur Aktenlagerung in Deutschland hast, melde dich doch einfach unter 0800 366 64 46, schreibe eine E-Mail an hallo@storebox.de oder schau direkt auf unserer Website storebox.de vorbei.

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